EKYL oli joulukuussa mukana järjestämässä kaupunginosatoimijoiden ja Espoon kaupungin Kulttuurin tulosyksikön edustajien tapaamista, jonka tarkoituksena oli avata keskustelu kulttuurilautakunnan kaupunginosayhdistyksille myöntämien toiminta- ja kohdeavustusten jakokäytännöistä. Keskiviikkoiltana 15.3. tapaaminen sai jatkoa Yhteistyöllä eteenpäin -illan merkeissä. Paikalla olivat Kulttuurin tulosyksikön edustajina kulttuurilautakunnan varapuheenjohtaja Teresia Volotinen, kulttuuripäällikkö Tiina Kasvi sekä uutena erityisasiantuntijana vastikään aloittanut Kathja Koskela.
Kulttuurilautakunnan varapuheenjohtaja Teresia Volotinen toivottaa keskustelijat tervetulleiksi. Vasemmalla kulttuuripäällikkö Tiina Kasvi, oikealla EKYLin puheenjohtaja Mikko Perkko.
Joulukuun tapaaminen poiki jo käytännön parannuksen avustuskäytäntöihin, kun kaupunginosatoimijoiden toiminta-avustuksen hakuaika muuttuu. Aiemmin tulevan vuoden toiminta-avustusta on haettu huhtikuun loppuun mennessä, mutta nyt hakemusten määräaika siirtyy syyskuun loppuun. Jatkossa siis edeltävän toimintavuoden raportointi ja tulevan vuoden avustuksen haku eivät kasaannu samalle kuukaudelle vaan jakautuvat tasaisemmin pitkin vuotta. Lisäksi tulevan toiminnan suunnitteluun jää enemmän aikaa. Joulukuun keskustelun jälkeen EKYL myös teki jäsenyhdistyksilleen kyselyn, jossa pyydettiin kommentteja avustuskäytäntöjen sujuvoittamiseksi. Kysyimme lisäksi ehdotuksia siihen, millä muilla tavoilla Kulttuurin tulosyksikkö voisi tukea kaupunginosatoimijoita. Tiivistelmä kyselyn lopputuloksista tulee myöhemmin myös EKYLin kotisivuille nähtäville.
Kaupunginosatoimijoille tehtyyn kyselyyn saatiin kiitettävä määrä kommentteja eri teemoista.
Tänään käydyn keskustelun pohjana olivatkin kyselyyn tulleet kommentit. Kommentteja oli hieman tiivistetty ja koostettu muutaman kattoteeman alle ja kooste oli jaettu kaikkiin työskentelypöytiin keskustelun pohjaksi. Osallistujat keskustelivat viidessä pienryhmässä vilkkaasti. Saatesanoiksi keskustelulle esitettiin toive erityisesti kuulla käytännön ehdotuksia mahdollisten epäkohtien parantamiseksi sekä hankaliksi koettujen käytäntöjen sujuvoittamiseksi.
Ryhmäkeskustelujen purussa tilakysymys, erityisesti koulutilojen käytön tasapuolisuus nousi edelleen esille. Osan kouluja tiloja saa käyttöön helposti, mutta toisista läsnäolijoilla oli huonoja kokemuksia. Erityisesti varaukset kertaluontoisiin tilaisuuksiin, esimerkiksi kokouskäyttöön, koettiin hankaliksi ja vastaukset tilavarauskyselyihin saattavat viipyä useita viikkoja muistutuksista huolimatta. Todettiin myös, että tietoa alueella olevista tiloista on huonosti saatavilla. Tähän pohdittiin ratkaisuksi tilapankkia, johon koostettaisiin kaikki Espoon kaupungin hallinnoimat tilat ja ihannetapauksessa liitettäisiin sähköinen varausjärjestelmä. Lisäksi keskustelussa liputettiin sen puolesta, että pienten lähikirjastojen itsenäistä käyttömahdollisuutta kehitettäisiin ja laajennettaisiin eri toimipisteisiin.
Pienryhmissä käytiin vilkasta keskustelua.
Toinen paljon puhuttanut teema oli avustuskäytäntöjen monimutkaisuus ja hyvin pieniin avustuksiin nähden turhan raskaaksi koettu byrokratia. Toiveissa jo pitkään ollutta sähköistä varausjärjestelmää aletaan ennakkotiedon mukaan kehittää syksyllä, jolloin sekä hakemusten tekeminen että saaduista avustuksista raportointi toivon mukaan helpottuu.
Kulttuurin tulosyksikön edustajat kirjasivat keskustelussa esiin nousseet aiheet muistiin ja lisäksi heillä on käytettävissään edellisen tapaamisen jälkeen tehdyn kyselyn tulokset. Jatkotoimenpiteenä kulttuurin väki käsittelee palautteen ja selvittää, mihin toiveista voidaan tarttua. Erityisesti avustusten hakemiseen ja raportointiin liittyvän byrokratian keventäminen olisi kaikkien etu, jonka kautta säästettäisiin niin yhdistysväen, virkamiesten kuin lautakunnankin aikaa.
Seuraavana toimenpiteenä pyritään syyskaudella pian uuden kulttuurilautakunnan aloitettua toimintansa järjestämään tilaisuus, jossa kaupunginosatoimijat pääsevät esittäytymään uudelle lautakunnalle ja kertomaan siitä, miten monipuolista toiminta on yhdistyksissä eri puolilla Espoota. Näin toimintaa saadaan päättäjille näkyvämmäksi ja tutummaksi ja samalla myös kaupunginosatoimijoiden kynnys ottaa tarpeen vaatiessa yhteyttä lautakunnan jäseniin madaltuu.
